PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES EN EL SECTOR INMOBILIARIO.
¿Conoces los Datos Personales?
Los Datos Personales son cualquier información concerniente a una persona física que permita identificar a su titular. La ley que regula del presente tema es la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, la cual no protege a las personas morales, pero si la información que se recaba de las personas físicas que laboran para esa sociedad o externas.
También existen los Datos Personales Sensibles que son aquellos Datos que pudieran afectar la esfera más íntima de su titular, o cuya utilización indebida pudiera dar origen a la discriminación del mismo. Estos Datos pueden revelar aspectos como origen racial o étnico, estado de salud, información genética, creencias religiosas, filosóficas y morales, afiliación sindical, opiniones políticas y preferencia sexual, los cuales deben ser tratados con mayor atención, lo anterior previo a obtener el consentimiento expreso y por escrito del titular para su tratamiento, a través de su firma autógrafa o electrónica.
¿Quién debe cumplir la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de Particulares?
Al momento de realizar operaciones dentro de una empresa inmobiliaria, es necesaria la recolección de Datos Personales por parte de un sin numero de personas que intervienen en las operaciones del día a día.
La protección de Datos Personales es un derecho reconocido en el artículo 16 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, que otorga el poder exclusivamente a personas físicas para que sus Datos Personales sean tratados de manera lícita, garantizando la protección adecuada, su privacidad y buen uso, al igual como lo establece la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares que garantiza que este mismo intercambio de datos sea realizado de manera segura.
Si te preguntas si estás obligado como agente inmobiliario a cumplir con la LFPDPPP, la respuesta es sí. Igualmente, no importa el sector al que te dediques, al recopilar Datos Personales de personas físicas pasas a ser el responsable de esta información con el deber de darle un adecuado tratamiento.
¿Por qué cumplir con la LFPDPPP?
El ordenamiento establece que existen ciertas sanciones por incumplimiento, que van desde un apercibimiento, multa, iniciación del procedimiento de imposición de sanciones, hasta prisión, por ello es un tema que debe ser tomado con seriedad.
Una Inmobiliaria podrá solicitar o recabar directamente los Datos Personales de sus clientes para su uso, divulgación y/o almacenamiento por cualquier medio, señalando para ello los fines para que se utilizará, previo consentimiento del titular. Si la Inmobiliaria contará con ayuda de algún tercero para intervenir en cualquier fase del tratamiento de Datos Personales, este al igual deberá guardar confidencialidad respecto de los mismos, así como solicitar el consentimiento de su titular.
Pasos para cumplir con la LFPDPPP.
- Primeramente, se debe contar con un Aviso de privacidad, ya que es el documento físico, electrónico o en cualquier formato generado por el responsable, que debe ser puesto a disposición del titular, previo al tratamiento de sus Datos Personales, de conformidad con el artículo 15 de la LFPDPPP.
- Se deben establecer políticas internas de protección de Datos Personales, con la finalidad de que todos los empleados, y en especial los que tengan obligación de obtener, usar, o almacenar Datos Personales en relación a su puesto laboral, tengan conocimiento del tratamiento que se le debe procurar, las medidas de seguridad que se deben tomar por el responsable y sus encargados en cuanto a su tratamiento, la utilización de los formatos de solicitud de Datos Personales para obtener el consentimiento, la existencia de los derechos ARCO y como solicitarlos, así como responsabilidades y consecuencias del incumplimiento.
- Elaboración y uso de Formatos de Solicitud de Datos Personales con el propósito de obtener el consentimiento de los titulares y hacer de su conocimiento la finalidad para la que se utilizarán sus datos. Documento que sirve como prueba de buenas prácticas por parte de la Inmobiliaria. Así como creación de formatos de solicitud de Derechos ARCO, por medio del cual una persona física puede ejercer el control sobre sus Datos Personales de acceso, rectificación, cancelación y oposición, mismos que sólo pueden ser ejercidos de forma personal por el titular de los datos o su representante legal, y finalmente una solicitud de dudas, quejas y sugerencias. Para que estos derechos se puedan ejercer, se deberá poner a disposición de los usuarios de su web, una dirección física, un correo electrónico, y un número de contacto a donde los titulares puedan dirigirse y ser atendidos ágil y claramente.
- Realizar evaluaciones al personal de la Inmobiliaria, esto con la finalidad de documentar la información con que cuenta el personal, y verificar si es suficiente o es necesario que sean capacitados acerca del tema.
- Realizar capacitaciones con la finalidad de concientizar al personal del buen uso y confidencialidad de los Datos Personales otorgados al encargado.
- Designar un supervisor y un departamento con el propósito de que se hagan revisiones consecutivas, y sea sencillo comprobar el uso de los formatos, el cumplimiento de las políticas y normas y el conocimiento del Aviso de Privacidad, así como su funcionamiento.
- Poner al día su página web ya que la recopilación de datos no sólo se relaciona con la información que se obtiene por medio de llamadas telefónicas o reuniones presenciales, también a los datos recopilados a través de su página web.
- Se debe crear una ventanilla de cookies. Las cookies son una pequeña información que es enviada por un sitio web y almacenada en el navegador del usuario, de manera que el sitio web puede consultar la actividad previa del mismo. No todos cuentan con ellas y las tienen activadas, pero tu misión es instalar un plugin para avisar a los navegantes de tu web que las utilizas y obtener su consentimiento.
Los datos solicitados serían los siguientes, mismos que deberán quedar establecidos en el Aviso de Privacidad de la Inmobiliaria:
Nombre completo, dirección (calle, número exterior, número interior, colonia, código postal, estado, delegación o municipio), números telefónicos, edad, estado civil, correo electrónico, identificaciones, acta de nacimiento, comprobante de domicilio, Registro Federal de Contribuyentes (RFC), Cedula de Identificación Fiscal (CIF), documentos de propiedad, Clave Única de Registro de Población (CURP), clabe Interbancaria, número de cuenta, institución Bancaria a la que pertenece la tarjeta.
¿La inmobiliaria puede compartir la información solicitada?
La Inmobiliaria podrá revelar, divulgar y/o transferir dentro y fuera del país los Datos Personales proporcionados con los colaboradores, empleados, clientes, incluyendo a sus empresas filiales, proveedores, publicistas, contratistas, prestadores de servicios y/o socios, siempre y cuando al momento de requerir esta información a su titular mediante formato prestablecido, se le haga de su conocimiento que la información se puede transferir, con quienes y para qué fines, dicho formato deberá contener un espacio en el cual el titular pueda insertar si es o no su consentimiento el transmitir dicha información para los fines redactados. Los terceros que reciban la información relacionada con los Datos Personales de los clientes están obligados a cumplir con lo previsto en el Aviso de Privacidad y la legislación aplicable en México.
Evita sanciones innecesarias
Por último, cabe mencionar que en algunos de los casos se solicita información como nombre y número de teléfono, lo anterior sin solicitar consentimiento de su titular, lo cual se considera una mala práctica, ya que no se le está informando la finalidad, no se le está solicitando su consentimiento expreso, ni se le está dando a conocer acerca de los Derechos ARCO, por lo cual no se debería en primera instancia recabar dicha información, sin haber obtenido autorización previa.
En algunos otros casos, en tu página web se encuentra un recuadro para aplicar a alguna vacante laboral en tu empresa, en donde el usuario tendría que dejar sus datos, curriculum, etc. Esto sin solicitar consentimiento para utilizar su información para los fines convenientes, o alguna de las finalidades mencionadas anteriormente.
Para cada empresa es sumamente importante generar confianza y distinguirse del resto de sus competidores como un garante protector de los Datos Personales. Por lo anterior es recomendado contar con mecanismos para proteger dichos datos que obtenemos de particulares, para proporcionarles un debido tratamiento, incluso después de terminar la relación con dicha persona física, manteniendo la confidencialidad. Cabe mencionar que estás practicas nos ayudarán a demostrar ante la autoridad el cumplimiento a las disposiciones aplicables.
¿Necesitas ayuda para cumplir con la LFPDPPP?
En GP&H podemos ayudarte a contar con los formatos adecuados, aviso de privacidad, así como adaptar tu web de la forma correcta. Contacta a nuestro equipo legal para conocer las soluciones que ofrecemos y cómo cumplir con la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de Particulares.
Alejandra Hernández Treviño
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