Legal Project Management es un método de gestión de proyectos que implica la participación activa de los integrantes del proyecto, el alcance del mismo, sus riesgos, tiempos, las comunicaciones entre los colaboradores, así como las herramientas tecnológicas y conocimientos que se requieren, con la finalidad de entregar un servicio de alta calidad en un tiempo y con un presupuesto determinado.
La intención de este método de gestión es buscar la eficiencia del proceso total eliminando las pérdidas, es decir, actividades que no agregan valor al proyecto y esto se logra al adoptar el principio de gestión que elimine sistemáticamente los desperdicios de un proceso y aumente con ello su flujo de productividad. Lo anterior se deduce en seis simples pasos:
- Establecer los objetivos enfocándose en la voz del cliente.
- Definir los alcances del proyecto, esto es, el presupuesto, plazos de ejecución y posibles riesgos.
- Concretar un plan específico para el proyecto: identificar las tareas ordinarias y extraordinarias, la delegación de cada una de ellas a los participantes del equipo, la cronología y el trayecto que el equipo debe seguir.
- Ejecutar el plan de acuerdo a los tiempos y presupuesto previamente establecidos.
- Monitorizar constantemente la gestión de los participantes como factor humano a través de la comunicación activa y retroalimentación, así como la gestión del cambio en los casos aplicables como variante principal.
- Examinar el proyecto de forma continua con la intención de optimizar progresivamente su ejecución.
Las ventajas de adoptar el método de Legal Project Management son indiscutiblemente notorias en la reducción de costos innecesarios, reducción de riesgos por factores predecibles y en el perfeccionamiento de las organizaciones que es reflejada en sus resultados.
- Reducción de costos
Los proyectos legales suelen ser costosos, sin embargo, si se incrementa la eficiencia dentro del proyecto se logran reducir los gastos. Al crear una estrategia de Legal Project Management se consiguen las herramientas necesarias para fragmentar y gestionar el proyecto con la finalidad de entregar los mejores resultados con un presupuesto definido desde un inicio.
- Reducción de riesgos
La planificación de cualquier proyecto desde el principio hasta su conclusión garantiza que el quipo en todo momento esté en contacto con las necesidades del cliente y se logre una comunicación activa entre todos los participantes donde se comparta toda la información necesaria durante el trayecto del proyecto, reduciendo la mala praxis y las actividades que no tengan valor para el mismo.
- Mejores resultados
Al estar en un constante enfoque de los entregables y periodos de tiempos realistas para la entrega de estos, se permite predecir los posibles obstáculos a los que se podría enfrentar y el beneficio total que se obtendrá una vez finalizado. Por lo que una estrategia clara basada en la cuidadosa definición de los objetivos, un proceso de planificación y una correcta gestión de un proyecto permite entregar mejores resultados al cliente.
En el ámbito de la profesión legal lo esencial al brindar los servicios es satisfacer al cliente, sin embargo, si no se mide la calidad del servicio no es posible comprobar si se está haciendo un buen trabajo, o si se está cumpliendo con las expectativas del cliente.
Si las firmas legales buscan seguir siendo competitivas en un mercado donde la tecnología y los proveedores de servicios alternos y sofisticados son ahora también sus competidores, deben entonces adaptarse a ser lean y aplicar como parte de sus servicios las herramientas tecnológicas que el mercado de hoy en día tiene para ofrecer, ya que estas tecnologías solo continuaran eliminando actividades que previamente realizaban los abogados en las áreas como investigación legal, redacción, gestión de documentos legales, entre otros.
El cliente actual continúa exigiendo innovación a través de enfoques tecnológicos en sus negocios, por lo que requieren servicios de calidad ejecutables de manera diligente y eficaz a un costo justo y transparente. Siendo el método Legal Project Management el más efectivo para lograrlo, Gloria Ponce de León & Hernández es una firma que ha adaptado de forma exitosa esta metodología, logrando una excelente calidad de trabajo y servicios sin descuidar el ahorro para el cliente, con un alto rango de resultados exitosos.
María Fernanda Ortega
Gloria Ponce de León & Hernández
