Cada negocio es diferente, pero un indicativo de que ha llegado ese momento es cuando las operaciones del negocio rebasan a una sola persona, es justo el momento en el cual la empresa debe de institucionalizarse. Es el momento cuando el dueño debe de estar pensando en dejar en manos de otros procesos tanto operativos como administrativos de su empresa. No es una decisión fácil, más cuando el dueño ha hecho todo por muchos años y ha visto crecer su sueño de la manera que el imagino. Este proceso requiere de varias fases, las cuales deben siempre ir acompañadas de la voluntad del dueño de hacer que estas pasen:
En la primera fase, se deberá de encontrar a la persona que ocupará el puesto de Director General de la empresa. Una persona lo suficientemente capacitada para llevar a buen puerto a la empresa, tal como lo ha hecho el dueño. Esta persona debe de contar con todo el apoyo del dueño y del personal a su cargo.
En la segunda fase, se deberá de planear el nuevo organigrama de la empresa, y de aquí deberán derivarse los manuales y políticas con las cuales deberá de contar la empresa.
La tercera fase va de la mano con la segunda fase. En esta fase se deberá designar a las personas que ocuparán los puestos creados dentro del nuevo organigrama. En el entendido que se deberán considerar tanto personas que ya laboran en la empresa como a externos. En esta fase, desafortunadamente en algunos casos es necesario despedir al personal que no se considere apto para evolucionar con la empresa.
La cuarta fase es la etapa que se centra en el modelo de gobierno corporativo, la mejor forma de llegar a él y dejarlo bien establecido con el fin de que todos los órganos de la empresa operen en una forma ordenada y muy eficiente.
La quinta fase se centra sobre el flujo de información con el que debe de contar la empresa, esto es, toda aquella información estadística, financiera y administrativa que deben de tener las personas clave de la empresa y con la que deberán contar para dar seguimiento a las líneas de operación establecidas.
La sexta fase se enfoca en trabajar sobre los sistemas de control interno y el flujo de la información para poder establecer los presupuestos de operación e inversión, así como los costos, cuando es el caso.
Hay que advertir que es viable que algunas fases se puedan llevar al mismo tiempo, siempre y cuando las condiciones dentro de la empresa lo permitan.
Oscar Bieño Garza
Gloria Ponce de León & Hernández