La Ley General de Sociedades Mercantiles (“LGSM”) establece obligaciones que toda sociedad mercantil debe de cumplir. Una de estas obligaciones es la de llevar determinados libros corporativos.
¿Qué son los libros corporativos, cuál es su objetivo y qué tipo de libros existen?
Los libros corporativos tienen como objetivo asentar los actos de la sociedad. En estos libros se encuentra la historia corporativa de la sociedad.
Los libros corporativos que una sociedad debe de tener actualizados son los siguientes:
- Libro de Registro de Acciones: En el artículo 128 de la LGSM se establece que la sociedad debe de llevar un registro en el cual se identifique entre otras cosas el nombre, nacionalidad, domicilio, número de acciones de los accionistas que forman parte de la sociedad.
- Libro de Actas de Asambleas de Accionistas: En el artículo 194 de la LGSM se establece que la sociedad debe de llevar un libro que contenga las actas de las Asambleas Generales de Accionistas. En este libro se deberá de incluir la Asamblea Anual de Accionistas, dicha asamblea es una obligación que tienen las sociedades mercantiles en los primeros cuatro meses del año siguiente a la conclusión del ejercicio social y en la que se aprueban los estados financieros de la compañía del ejercicio social anterior. Además, se deberán de incluir todas y cada uno de las asambleas que celebre la sociedad.
- Libro de Variaciones de Capital: En el artículo 219 de la LGSM se establece que en caso de que la sociedad realice algún aumento o diminución en su capital social deberá de registrarse en el libro de registro.
- Libro de Sesiones de Consejo de Administración: La legislación vigente no establece alguna obligación en particular para llevar un libro donde se registren las sesiones del Consejo, sin embargo, este libro se cree necesario para las mejores prácticas corporativas.
Adicionalmente el Código de Comercio establece en sus artículos 34, 36, 37, y 41 los requisitos que deben de llevar dichos libros. Y en el artículo 46 del mismo Código se establece la obligación de conservar los libros, registros y documentos por un plazo mínimo de diez años.
Por lo mencionado anteriormente, es importante no olvidar, que la Ley General de Sociedades Mercantiles, el Código de Comercio y la legislación fiscal imponen la obligación de conservar los libros corporativos, registros y documentos de la sociedad por un plazo mínimo de 10 años. En caso de no cumplir con dicha obligación, la sociedad podrá ser acreedora de diversas multas económicas para aquellos comerciantes que infrinjan estos dispositivos legales.
En consecuencia, se sugiere, que las sociedades tengan debidamente actualizados los libros y registros corporativos por un mínimo de 10 años para evitar multas por parte de las autoridades, y para presentar una imagen de sociedad cumplida y transparente.
Lic. Tamara Martínez
Gloria Ponce de León & Hernández
